“Semakin menggugah pemikiran kita, bagaimana menjadikan teknologi informasi tersebut berdaya guna. Ini membutuhkan penguatan SDM. Mengapa? Karena secanggih apapun teknologi, kalau tidak didukung kemauan dan kemampuan SDM, tidak akan berarti.”
Oleh Dr Eka Wilda Faida, SKM, MKes
RME atau Rekam Medis Elektronik, menjadi jantung informasi dalam sistem informasi rumah sakit (RS), setidaknya bagi para tenaga kesehatan dan pengelola sarana pelayanan kesehatan Indonesia.
RS sendiri wajib menyelenggarakan rekam medis, ini sesuai Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang rekam medis yang harus dibuat secara tertulis lengkap dan jelas atau secara elektronik. Secara tersirat pada ayat tersebut memberikan izin kepada sarana pelayanan kesehatan untuk membuat RME.
Pada dasarnya RME adalah penggunaan perangkat teknologi informasi untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan serta pengaksesan data yang tersimpan pada rekam medis pasien di RS dalam suatu sistem manajemen basis data yang menghimpun berbagai sumber data medis.
Bahkan beberapa rumah sakit modern telah menggabungkan RME dengan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang merupakan aplikasi induk dan tidak hanya berisi RME tetapi sudah ditambah dengan fitur-fitur seperti administrasi, billing, dokumentasi keperawatan, pelaporan dan dashboard score card.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2020 Tentang Rencana Strategis Kementerian Kesehatan tahun 2020-2024 bahwa sistem informasi kesehatan diarahkan untuk pemantapan layanan informasi kesehatan yang lebih cepat, valid, resource sharing, pemantapan sistem informasi kesehatan standar berbasis elektronik terintegrasi, dan pemantapan penerapan sistem informasi kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan.
Inovasi dan pemanfaatan teknologi dalam pelayanan kesehatan meliputi perluasan sistem rujukan online, termasuk integrasi fasilitas kesehatan swasta dalam sistem rujukan, perluasan cakupan dan pengembangan jenis layanan telemedicine, digitalisasi rekam medis dan rekam medis online.
Hal ini merupakan salah satu upaya pencapaian Sustainable Development Goals (SDG’s) untuk memenuhi target tahun 2030 pada tujuan 3 yaitu kesehatan dan kesejahteraan. Berdasarkan target kinerja renstra kementerian kesehatan persentase rumah sakit yang menerapkan RME terintegrasi ditargetkan sebesar 80% (2023) dan 100% pada tahun 2024.
Dalam upaya mendukung rencana strategi pemerintah, sudah selayaknya fasilitas pelayanan kesehatan rumah sakit, klinik, puskesmas, balai pengobatan untuk melakukan kesiapan dan penguatan dengan mempertimbangkan peluang dan tantangan implementasi RME.
Sesuai dengan karya buku bertajuk “Perilaku Penggunaan Teknologi Informasi Rekam Medis Elektronik Dengan Pendekatan UTAUT”, terbit tahun 2023, bahwa implementasi RME memiliki beberapa peluang diantaranya adalah:
Pertama, peluang umum, yaitu akan meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit. Para stakeholder seperti pasien akan menikmati kemudahan, kecepatan, dan kenyamanan pelayanan kesehatan. Bagi para dokter, RME memungkinkan diberlakukannya standard praktek kedokteran yang baik dan benar. Sementara bagi pengelola rumah sakit, RME menolong menghasilkan dokumentasi yang auditable dan accountable sehingga mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit. Disamping itu RME membuat setiap unit akan bekerja sesuai fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya.
Kedua, peluang operasional, meliputi faktor kecepatan penyelesaian pekerjaan administrasi. Ketika dengan manual penelusuran berkas sampai dengan pengembaliannya memakan waktu, ini yang pertama. Yang kedua akurasi yaitu dengan RME data pasien akan lebih tepat dan benar karena campur tangan manusia lebih sedikit, hal lain yang dapat dicegah adalah terjadinya duplikasi data untuk pasien yang sama. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi 2 kali pada waktu yang berbeda, RME akan memberikan peringatan jika tindakan yang sama untuk pasien yang sama. Ketiga yaitu efisiensi, karena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan administrasi berkurang jauh, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya. Faktor keempat kemudahan pelaporan. Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang menyita waktu namun sangat penting. Dengan RME, pelaporan kondisi kesehatan pasien disajikan dengan singkat sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut;
Ketiga, peluang organisasi, yaitu kedisiplinan dalam pemasukan data, baik ketepatan waktu maupun kebenaran data. RME menciptakan koordinasi antar unit semakin meningkat. Seringkali orang menganggap biaya administrasi untuk RME meningkat. Padahal dalam jangka panjang yang terjadi adalah sebaliknya, dengan sistem manual harus membuat laporan lebih dulu di kertas, kemudian dianalisa, dengan RME Analisa cukup dilakukan di layar komputer, dkemudian dicetak. Hal ini menjadi penghematan biaya yang cukup signifikan dalam jangka panjang RME juga mengurangi medical error dalam pengambilan keputusan oleh tenaga kesehatan.
Meski banyak peluang dan manfaat yang dirasakan dalam penggunaan RME, namun terobosan ini juga membuka kemungkinan dilema etik baru, antara lain konfidensialitas informasi, peretasan, potensi ancaman terhadap rapport dokter-pasien, dan gangguan sistem di tengah pelayanan.
Suatu RME minimal memiliki dua bentuk pengaman yaitu otentikasi dan otorisasi, di samping enkripsi dan penggunaan penyimpanan cloud. Indonesia perlu membuat panduan keamanandan standardisasi RME, baik pada fasilitas pelayanan Tingkat pertama ataupun di rumah sakit, dan melakukan audit sistem keamanan RME secara rutin. Sebagai dokter dan tenaga kesehatan terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan RME sehingga manfaat yang diharapkan bagi peningkatan layanan terhadap pasien dapat terwujud.
Beberapa tantangan lainnya yaitu kurangnya sarana prasarana yang dibutuhkan dalam penggunaan RME, kurangnya need assessment, besarnya biaya dibutuhkan untuk software atau hardware. Tantangan selanjutnya yaitu sumber daya manusia yang memiliki kemampuan spesifik dibidang teknologi informasi belum mencukupi untuk mengelola seluruh proses pengolahan data dan maintenance infrastruktur teknologi informasi secara mandiri baik dalam hal pengetahuan, motivasi, integritas.
Oleh sebab itu perlu dilakukan penilaian kesiapan sebelum implementasi RME. Hal ini akan membantu identifikasi proses dan skala prioritas, juga membantu pembentukan fungsi operasional untuk mendukung optimalisasi implementasi RME.
Penilaian kesiapan harus menyeluruh meliputi sumber daya manusia, budaya kerja organisasi, tata kelola dan kepemimpinan, dan infrastruktur. Penggunaan RME di Indonesia boleh dikatakan masih berjalan ditempat.
Beberapa alasan mengapa RME tidak berkembang cepat karena banyak pihak yang mencurigai bahwa rekam medis elektronik tidak memiliki payung hukum yang jelas, khususnya berkaitan dengan penjaminan agar data yang tersimpan terlindungi terhadap unsur privacy, confidentiality maupun keamanan informasi secara umum.
Secara teknis, teknologi enkripsi termasuk berbagai penanda biometrik (misal: sidik jari) akan lebih protektif melindungi data daripada tandatangan biasa. Aspek finansial menjadi persoalan penting karena rumah sakit harus menyiapkan infrastruktur guna menunjang sistem rekam medis elektronik tersebut yang itu tidak murah.
Dalam membantu program pemerintah dalam percepatan program digitalisasi terutama di sektor kesehatan, maka penulis bersama tim berinisiatif mendirikan software house atau Perusahaan IT Bernama Hexavara Tech yang sudah berdiri sejak 2016 dengan menawarkan berbagai produk SIMRS dan RME untuk memudahkan kebutuhan manajemen dan operasional rumah sakit secara efektif dan efisien.
SIMRS Hexavara Tech adalah salah satu SIMRS yang diakui KARS (Komite Akreditasi Rumah Sakit) sebagai pertimbangan penilaian terhadap rumah sakit dalam menentukan akreditasi. Produk SIMRS yang telah dikembangkan ini sudah bekerjasama dan digunakan oleh berbagai rumah sakit di Indonesia.
Fitur unggul yang telah digunakan beberapa rumah sakit tersebut diantaranya adalah: Pertama, RME terintegrasi satu sehat, RME berbasis voice, RME berbasis artificial intelligent. Kedua, Sistem informasi pelayanan dan administrasi (pengelolaan antrian). Ketiga, sistem pelaporan dan analisis (pelaporan keuangan, pelaporan klinisi). Keempat, sistem manajemen stok dan inventaris (obat, logistik, peralatan medis, bahan habis pakai medis dan non medis).
Selain fitur unggulan ini, Hexavara tech juga menawarkan berbagai managed service dengan harga terjangkau diantaranya adalah: Customible (Pembuatan, perubahan, fitur, formular, alur, UI/UX. Pelatihan dan pendampingan penggunaan SIMRS dan RME. Maintenance dan Layanan lainnya (instalasi jaringan computer, data centre, pengadaan hardware.
Penguatan lain yang telah diupayakan penulis dalam membantu program pemerintah ini adalah tidak hanya dari sisi teknologi tetapi juga dari sisi SDM. Kegiatan tridarma yang sudah dirintis sejak tahun 2010 melalui kegiatan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
Penguatan perilaku penggunaan RME ini ditingkatkan melalui mahasiswa didiknya dengan memberikan pengajaran terkait bagaimana sikap, perilaku, motivasi, work engagement dalam penggunaan teknologi SIMRS dan RME, agar mahasiswa didiknya di program studi rekam medis dan informasi kesehatan STIKES (Sekolah Tinggi Kesehatan) Yayasan RS Dr Soetomo Surabaya ini nantinya memiliki kesiapan penggunaan teknologi kesehatan sehingga harapan untuk menjadi tenaga professional SDMK di fasilitas pelayana kesehatan dapat terwujud.
Kegiatan penelitian yang dilakukan terutama semenjak menempuh tugas belajar di program doctoral S3 Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Airlangga Surabaya ini, dilakukan melalui elaborasi literatur nasional dan internasional terutama penelitian yang pernah dilakukan saat pandemi di rumah sakit.
Ini semakin menggugah pemikiran untuk bagaimana menjadikan teknologi informasi tersebut berdaya guna. Tidak hanya dari kecanggihan infrastruktur teknologi, tetapi, juga perlu penguatan SDM. Mengapa? Karena secanggih apapun teknologi tetapi tidak didukung kemauan dan kemampuan SDM, maka, tidak akan berarti.
Literasi ilmiah yang dibuat hingga saat ini melalui penulisan artikel yang dipublikasikan di tingkat nasional dan internasional semakin memperkaya rujukan bagi mahasiswanya untuk mengambil penelitian terkait kesiapan dan implementasi SIMRS dan RME di fasilitas pelayanan kesehatan. (*)
*DR EKA WILDA FAIDA, SKM MKES adalah Dosen dan Peneliti STIKES Yayasan RS Dr Soetomo Surabaya.
