Endang Sulistiyani, M.Kom- Dosen Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ekonomi Bisnis dan Teknologi Digital
PONDOK pesantren merupakan salah satu lembaga pendidikan yang masih cukup konvensional dalam pengelolaannya.
Karakteristik pengasuh yang cenderung generasi digital immigrant membuat minimnya sentuhan teknologi di lingkungan ini.
Generasi ini merupakan orang-orang yang lahirnya jauh sebelum adanya digitalisasi. Karena itu, jika ada terobosan dari sebuah teknologi, generasi digital immigrant membutuhkan waktu lebih lama untuk mengerti dan fasih dalam menggunakannya.
Info Lebih Lengkap Buka Website Resmi Unusa
Bagaimana pengelolaan administrasi dan dokumentasi data pondok pesantren oleh Digital Immigrant?
Administrasi dokumen hadir sebagai konsekuensi pelaksanaan kegiatan pondok. Sering kali pencatatan administrasi masih dilakukan secara manual.
Dokumentasi data pesantren mulai dari data santri, kegiatan pondok, hingga data infak dan shodaqoh masih dicatat dalam buku.
Lembaran kertas dan buku-buku menjadi alternatif pendokumentasian. Kondisi ini rentan dengan kerusakan bahkan kehilangan data.
Di sisi lain, ketersediaan komputer di pondok pesantren terkadang masih hanya sebagai hiasan. Sumber daya manusia sebagai pengguna masih belum memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk memanfaatkannya.
Hal ini berkaitan dengan karakteristik dari generasi digital immigrant yang saat ini menjadi pengurus. Sebelum menggunakannya, tentu pengurus harus sadar terlebih dahulu akan manfaat dari teknologi yang tersedia. Hal ini pula yang jarang mendapat perhatian.
Lantas, mungkinkah digitalisasi dokumen dapat diwujudkan di pondok pesantren?
Beberapa hasil penelitian menyebutkan bahwa digitalisasi dokumen menjadi salah satu bentuk manajemen data dan berguna untuk menjaga kualitas data itu sendiri.
Perlakukan terhadap sesuatu harus disesuaikan dengan karakteristiknya. Mengingat SDM pengasuh pondok pesantren bukan generasi melek digital, maka inisiatif digitalisasi dokumen tidak dapat dilakukan secara mandiri.
Ya, pendampingan dalam pemanfaatannya adalah jawabannya. Tidak hanya itu, teknologi yang dikenalkan juga harus teknologi sederhana yang dekat dengan generasi ini.
Smartphone menjadi barang digital yang cukup dekat meskipun dimungkinkan pemanfaatannya belum optimal. Komputer yang terkadang hanya menjadi hiasan di ruang kantor perlu dimanfaatkan.
Aplikasi google dapat menjadi alternatif solusi teknologi digitalisasi dokumen di pondok pesantren.
Kemudahan dalam aksesnya menjadi salah satu alasan pemilihan teknologi ini. Dimulai dengan mendaftar pembuatan email maka berbagai aplikasi google lain dapat digunakan. Kepemilikan akun gmail ini menjadi langkah awal untuk berselancar dengan fitur aplikasi google lainnya. Google drive sebagai cloud storage.
Google form sebagai formulir pengumpulan data yang biasanya dilakukan menggunakan kertas kuesioner. Google doc dan spreadsheet sebagai pencatatan dokumen dan pengolah angka secara online.
Pengenalan akan peran berbagai aplikasi google ini harus dilakukan sebagai langkah awal. Kesadaran akan pentingnya pemanfaatan akan menjadi gerbang para digital immigrant untuk bersedia mengadopsi teknologi baru.
Barulah pendampingan pemanfaatan dilakukan. Kontinuitas pemanfaatan dalam aktivitas sehari-hari seperti mengarsipkan dokumen, membuat catatan perolehan infaq dan shodaqoh menjadi langkah memperkuat pemanfaatan.
Melalui mekanisme seperti ini, digitalisasi dokumen di pondok pesantren tidak lagi sebuah khayalan, melainkan sesuatu yang nyata dapat diwujudkan.*
