Tiga dosen Fakultas Kesehatan (FKes) Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya (Unusa) yakni Agus Aan Adriansyah, Akas Yekti Pulihasih dan Budhi Setianto memberikan pelatihan lean management. Pelatihan ini diberikan bagi karyawan Unit Farmasi Rumah Sakit Islam Surabaya Ahmad Yani (RSI AYani), 20 Juni 2022 lalu.
——-
Lean management adalah salah satu metode yang cukup sering digunakan oleh suatu organisasi, perusahaan ataupun instansi tertentu. Metode ini diklaim mampu membuat perusahaan mampu meningkatkan kualitas produknya secara lebih efisien.
Tujuan utama dari metode ini adalah demi mengurangi pemborosan yang sering terjadi dari sisi waktu, anggaran dan juga sumber daya. Selain itu, metode lean juga akan lebih fokus dalam meluangkan waktu guna meningkatkan kualitas produksi.
Untuk itu, dalam meningkatkan metode lean juga harus mampu menghasilkan produk yang lebih berkualitas dan tidak memakan biaya yang terlalu banyak. Secara garis besar, perusahaan yang memanfaatkan metode ini harus lebih mengutamakan tingkat produksi berdasarkan permintaan yang ada, bukan pada penawaran.
Sebagai rumah sakit yang berdiri sejak 1975, RSI AYani terus berkembang dalam melayani kesehatan masyarakat Surabaya. Berbagai upaya terus dilakukan mengikuti perkembangan teknologi dan peraturan pemerintah yang sering berubah-ubah.
Dampak era uncertainty ini membuat rumah sakit harus cepat dalam mengambil keputusan dan melakukan efisiensi diberbagai sumber pembiayaan. Saat ini selisih biaya operasional dengan pendapatan di RSI AYani hanya 15% hingga 17%, sedangkan kebijakan direksi menginginkan selisih tersebut bisa menjadi 30%.
“Karenanya kami melakukan pengabdian masyarakat ini, memberikan pelatihan bagi para karyawan khususnya di unit farmasi. Kami berharap pelatihan ini dapat memberikan manfaat terkait tata kelola farmasi yang effektif dan effisien sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan dan
profitabilitas,” ujar Budhi Setianto, salah satu anggota tim pengmas ini.
Pelatihan ini menggunakan metode ceramah, diskusi serta simulasi yang melibatkan 18 tenaga dari unit farmasi yang terdiri dari 5 apoteker serta 13 tenaga kefarmasian.
Dari pengabdian masyarakat ini, Pelatihan Lean Manajemen di Unit Farmasi RSI AYani banyak memberikan manfaat kepada peserta, bertambahnya pengetahuan peserta yang meningkat sebesar 18 % diharapkan dapat membuat layanan yang lebih efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan dan profitabilitas.
“Kita lakukan pre test dan post test agar bisa mengukur sejauh mana pelatihan ini efisien dan efektif untuk meningkatkan produktivitas,” jelasnya.
Dalam hal ini dosen Unusa melatih bagaimana pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai di RSI AYani yang dilaksanakan secara multidisiplin, terkoordinir namun belum menggunakan proses yang efektif untuk menjamin kendali mutu dan kendali biaya.
Apoteker bertanggung jawab terhadap pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai yang menjamin seluruh rangkaian kegiatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta memastikan kualitas, manfaat dan keamanannya.
Pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di RSI Surabaya A Yani merupakan suatu siklus kegiatan dimulai dari tahap perencanaan, pengadaan dan pembelian, penyimpanan, penyiapan dan distribusi dan pengembalian.
Lean Pada Tahap Pembelian Pada tahap pengadaan dan pembelian ditemukan waste beberapa kategori diantaranya tidak ada dokumen resmi purchase order saat pemesanan ke distributor (defect), waktu kedatangan tidak sesuai jadwal (motion) dan input barang datang tidah real time(defect).
Yang menjadi prioritas adalah tidak ada dokumen resmi purchase order saat pemesanan ke distributor akar masalah yang prioritas adalah purchase order dilakukan melalui telepon tanpa dokumen resmi saat pemesanan(Restudana and Darma 2022). Sehingga rekomendasi penyelesaiannya dilakukan dengan cara yaitu memaksimalkan dokumen purchase order.
Dari pelatihan karyawan unit farmasi lebih meningkat pengetahuannya sehingga diharapkan produktivitas bisa lebih meningkat pula. ril/hms/end
